Opis działania i zasady korzystania z OKOAPP

Dnia: 2020-05-01

OKOAPP składa się z trzech elementów

  1. Centralnej bazy danych
  2. Systemu dostępowego (strona www)
  3. Aplikacji instalowanej na komputerach pracowników

OKOAPP jest oferowana bez ograniczeń terytorialnych po zarejestrowaniu się w systemie.

Proces rejestracji wymaga podania następujących danych:

  1. Adresu e-mail osoby rejestrującej (zwany dalej użytkownikiem)
  2. Nazwy firmy którą osoba reprezentuje
  3. Danych adresowych
  4. Numeru identyfikacji podatkowej
  5. Strefy czasowej

Ponieważ MSSI jest firmą zlokalizowaną w Republice Polski, kraju należącego do Unii Europejskiej, w przypadku firm z krajów z obszaru Unii Europejskiej innych niż Polska, identyfikator podatkowy (VAT) zostanie zweryfikowany w bazie danych Komisji Europejskiej VIES. W przypadku, gdy numer zostanie rozpoznany jako nieprawidłowy lub nieważny dla transakcji transgranicznych w obrębie UE, OKOAPP odmówi rejestracji.

Monitorowanie

W trakcie użytkowania, OKOAPP monitoruje aktywność pracowników podczas pracy w systemie komputerowym i raportuje ją do osoby zarządzającej kontem klienta. W tym celu, podczas rejestracji pracowników OKOAPP wymaga podanie następujących informacji nt. pracownika:

  1. Imię
  2. Nazwisko
  3. Stanowisko (opcjonalnie)
  4. Dział (opcjonalnie)

W trakcie użytkowania, OKOAPP monitoruje aktywność pracowników podczas pracy w systemie komputerowym, zachowując w jednominutowych odstępach następujące informacje:

  1. Ilość kliknięć myszką
  2. Ilość ruchów myszką
  3. Ilość uderzeń w klawiaturę
  4. Informację o aktywnej aplikacji (nazwa aplikacji, tytuł prezentowany przez aplikację w pasku tytułu oraz adres url jeżeli aplikacją jest przeglądarką internetowa)
  5. Zrzut ekranu (zachowywany w odstępach 10 minut, o ile na podstawie punktów 1-3 zostanie wykryta aktywność pracownika)

OKOAPP zachowuje powyższe dane w bazie danych na dyskach serwerów w centrach danych Amazon AWS. OKOAPP wykorzystuje centra danych AWS w USA, Europie i Azji.

OKOAPP zachowuje dane statystyczne (informacje o aktywności myszki i klawiatury oraz informacje o uruchomionej aplikacji) do momentu usunięcia konta. Zrzuty ekranu są zachowywane w systemie przez 3 miesiące a później, automatycznie kasowane.

Osoba rejestrująca może w każdej chwili uruchomić procedurę usunięcia konta. Procedura usunięcia konta trwa 7 dni roboczych i w tym czasie usuwane są informacje nt. pracowników oraz ich aktywności. Dane firmy oraz informacje rozliczeniowe (faktury) pozostają w systemie przez okres wymagany prawem. W celu usunięcia konta po zakończeniu okresu testowego, prosimy o kontakt z nami pod adresem e-mail: feedback@okoapp.com

Dostęp do zgromadzonych danych mają następujące strony:

  1. Użytkownik rejestrujący firmę w systemie (dane cząstkowe oraz analizy)
  2. Pracownik podlegający śledzeniu (dane cząstkowe oraz miesięczne podsumowanie bieżącego i poprzedniego miesiąca TYLKO dane na swój temat)
  3. Administratorzy OKOAPP w zakresie potrzebnym do utrzymania systemu oraz udzielenia wsparcia dla użytkowników systemu

Zgromadzone dane nie są przekazywane żadnej innej stronie, chyba że wymagane jest to regulacjami prawnymi w krajach, w których OKOAPP działa.

Poza powyższymi danymi, OKOAPP gromadzi i procesuje inne dane, zgodnie z Polityką prywatności.

Administratorzy OKOAPP ani inni pracownicy nie nawiązują niezamówionych kontaktów z użytkownikiem (chyba że osoba rejestrująca wyraziła zgodę na kontakt marketingowy lub wynika to z postanowień niniejszych zasad).

Płatności

OKOAPP jest oferowana odpłatnie z darmowym okresem próbnym.

Okres próbny

  1. Użytkownik ma możliwość przetestowania aplikacji podczas okresu próbnego, który jest bezpłatny.
  2. Okres próbny trwa 7 dni licząc od momentu potwierdzenia adresu e-mail osoby rejestrującej.
  3. W okresie próbnym użytkownik ma możliwość zarejestrowania maksymalnie trzech pracowników i uruchomienia ich śledzenia.
  4. Jeżeli użytkownik chce zarejestrować więcej pracowników w okresie próbnym, musi skrócić okres próbny.
  5. Jeżeli użytkownik usunie konto przed upływem okresu próbnego lub dezaktywuje wszystkich zarejestrowanych pracowników, OKOAPP nie pobierze należności za użytkowanie systemu.

Opłaty za użytkowanie systemu

  1. Po upływie okresu próbnego, użytkownik rozpoczyna płatny okres użytkowania. Koszt użytkowania systemu określony jest w cenniku.
  2. Po wejściu użytkownika w okres płatny, OKOAPP pobiera należność z przedpłaconego konta lub z karty kredytowej użytkownika za miesiąc z góry.
  3. Jeżeli OKOAPP nie może pobrać należności, podejmuje próby przez trzy dni z rzędu informując o tym fakcie użytkownika. W tym czasie OKOAPP w dalszym ciągu rejestruje aktywność pracowników.
  4. Jeżeli OKOAPP nie może pobrać należności w ciągu trzech dni od jej wymagalności, rejestracja aktywności określonego pracownika zostaje zawieszona (pre-deaktywacja), użytkownik otrzymuje e-mail informujący o tym a aplikacja zainstalowana na komputerach pracowników wyświetla informację ‘Pracownik dezaktywowany ze względu na brak płatności’.
  5. Jeżeli w ciągu jednego miesiąca od daty wymagalności należności użytkownik rozwiąże problem płatności, należna kwota zostanie pobrana a rejestracja aktywności pracowników wznowiona.
  6. Jeżeli w ciągu jednego miesiąca od daty wymagalności należności problem z płatnością nie zostanie rozwiązany, wymagana należność zostaje anulowana a konto pracownika zablokowane.
  7. Ponowne odblokowanie konta wymaga od użytkownika wykonania procedury reaktywacji oraz wniesienia należności. Wznowienie rejestracji aktywności pracowników następuje po pomyślnym zapłaceniu należności.
  8. Dodanie nowego pracownika wymaga wniesienia należności za miesiąc z góry. OKOAPP rozpocznie rejestrację aktywności pracownika po wniesieniu należności.
  9. OKOAPP pobiera całość wymaganej kwoty. OKOAPP nie pobierze kwot częściowo. Jeżeli OKOAPP nie będzie miała możliwości pobrania całości kwoty, pobranie się nie powiedzie ze wszystkimi tego konsekwencjami.
  10. Dodany pracownik może zostać w dowolnym momencie zablokowany przez użytkownika. Zablokowanie pracownika skutkuje:
    1. Zatrzymaniem rejestracji aktywności pracownika
    2. Zablokowaniem dostępu do podsumowania własnej aktywności dla pracownika
  11. Zablokowanie pracownika nie powoduje zwrotu pobranej należności za miesiąc z góry.
  12. OKOAPP nie pobiera należności za pracownika za kolejne miesiące jeżeli pracownik został zablokowany przed ustaleniem wymagalności kwoty
  13. Usunięcie konta użytkownika z OKOAPP nie powoduje zwrotu należności za miesiąc z góry. Kwoty pozostające na rachunku przedpłaconym użytkownika zostają zwrócone na żądanie, jeżeli ich wartość przekracza równowartość 20 EUR.

Metody płatności

OKOAPP udostępnia dwie metody płatności:

  1. Rachunek przedpłacony
  2. Zapłata kartą kredytową

Rachunek przedpłacony

  1. Zasilenie
    1. Użytkownik ma możliwość przedpłacenia konta wykonując przelew bankowy na rachunek OKOAPP.
    2. Aby zasilić rachunek przedpłacony, użytkownik powinien zainicjować procedurę zasilenia przez konto użytkownika. OKOAPP generuje dla użytkownika numer rachunku i tytuł płatności. Wpłata powinna nastąpić na podany numer rachunku i z podaniem wygenerowanego tytułu płatności. Wysłanie transferu pieniędzy bez inicjalizacji zasilenia, na inny (np. poprzedni rachunek bankowy) lub bez podanie prawidłowego tytułu płatności, może uniemożliwić lub mocno wydłużyć rejestrację wpłaty na koncie użytkownika.
  2. Pobranie należności z konta
    1. OKOAPP pobiera należne kwoty z tego rachunku w momencie, gdy stają się wymagane
    2. OKOAPP pobiera całość wymaganej kwoty z rachunku przedpłaconego o ile kwota środków zgromadzona na rachunku przedpłaconym jest większa lub równa wymaganej kwocie. OKOAPP nie pobierze kwot częściowo. Jeżeli OKOAPP nie będzie miała możliwości pobrania całości kwoty, pobranie się nie powiedzie ze wszystkimi tego konsekwencjami.
  3. Informowanie
    1. Na koniec każdego miesiąca, OKOAPP sprawdza wysokość opłat i jeżeli ich suma jest wyższa od kwoty środków na rachunku przedpłaconym, OKOAPP wysyła powiadomienie do użytkownika, sugerujące zasilenie rachunku.
    2. Faktura za kwoty wpłacone na przedpłacony rachunek użytkownika wystawiana jest po zakończeniu miesiąca.
  4. Zwroty
    1. Usunięcie konta użytkownika z OKOAPP nie powoduje zwrotu należności za miesiąc z góry. Kwoty pozostające na rachunku przedpłaconym użytkownika zostają zwrócone na żądanie, jeżeli ich wartość przekracza równowartość 20 USD.

Karta kredytowa

  1. Do obsługi transakcji kartami kredytowymi, OKOAPP korzysta z usług wybranego Centrum obsługi.
  2. Użytkownik wybierając jako metodę płatności kartę kredytową, pre-autoryzuje jej użycie na rzecz przyszłych płatności.
  3. Procedura pre-autoryzacji skutkuje tymczasowym zablokowaniem na karcie kredytowej pewnej, drobnej kwoty (około 1 USD). Blokada ta zostaje zdjęta w ciągu kilku dni.
  4. OKOAPP pobiera należne kwoty natychmiast gdy stają się one wymagane.
  5. Ponieważ użytkownik może dodawać pracowników wymagających opłaty w dowolnym momencie, może to skutkować wielokrotnymi transakcjami w ciągu miesiąca.
  6. Transakcje OKOAPP są widoczne na wyciągu bankowym jako pochodzące z "Pyl*okoapp.eu"
  7. OKOAPP wystawia faktury za pobrane kwoty po ukończeniu miesiąca kalendarzowego w którym kwoty zostały pobrane

Jeżeli masz jakiekolwiek pytania, skontaktuj się z nami pod adresem e-mail: